Action plan adalah alat yang berguna untuk mengatur karyawan agar lebih produktif. Di tengah kesibukannya, karyawan harus tetap produktif dan terorganisasi dengan pekerjaanya. Karyawan akan fokus dengan memahami rencana kerja.

Action plan akan membantu bisnis Anda memetakan sebuah rencana menjadi tindakan. Program kerja atau kegiatan yang dilakukan dapat mendukung keberhasilan sebuah rencana.

Anda memiliki banyak goals untuk mengembangkan bisnis. Goals bisa jadi untuk jangka pendek atau jangka panjang.

Baca Juga: Goals Perusahaan Jangka Pendek: Pengertian dan Cara Buatnya

Nah, agar goals yang ditentukan berhasil dicapai, dibutuhkan action plan untuk mewujudkannya. Sangat disayangkan jika goals yang disusun hanya berakhir di rencana, tapi tidak dieksekusi dengan baik.

Artikel ini akan mengajak Sahabat Profit untuk belajar mengenai action plan. Harapannya, dengan menerapkan action plan, bisnis Anda akan menjadi autopilot.

Pengertian Action Plan

Action plan adalah dokumen yang menjelaskan langkah-langkah yang harus dikerjakan karyawan untuk mencapai tujuan bisnis. Tidak hanya tujuan bisnis, action plan juga dapat digunakan oleh individu untuk mencapai tujuan pribadinya.

Untuk melengkapi langkah-langkah yang sudah ditentukan, action plan juga menjabarkan sumber daya (alat) yang dibutuhkan, siapa saja karyawan yang terlibat, dan membungkusnya dengan waktu (timeline).

Action sangat cocok untuk proyek-proyek jangka pendek dan target yang yang harus dipenuhi dalam waktu dekat. Namun, tidak menutup kemungkinan action plan digunakan perusahaan untuk target jangka panjang.

Karena semua sudah dirinci, dokumen ini memudahkan pimpinan perusahaan atau owner bisnis untuk melacak kemajuan kegiatan dalam mencapai tujuan. 

Elemen yang Dibutuhkan Action Plan

Action plan yang bagus adalah yang menjelaskan semua langkah yang diperlukan untuk mengeksekusi rencana menjadi tindakan.

Setidaknya ada 6 eleman yang dibutuhkan untuk untuk membuat action plan. Ketika semua elemen sudah dijabarkan, ini akan membuat Anda mencapainya secara efisien.

Jika Anda ingin membuat action plan, berikut adalah 6 elemen yang harus disertakan:

• Tujuan yang ingin dicapai
• Kegiatan atau langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan
• Karyawan yang bertugas melaksanakan setiap kegiatan
• Timeline proyek
• Alat atau sumber daya yang dibutuhkan
• Langkah-langkah evaluasi

Ketika Sahabat Profit sudah menyiapkan semuanya, barulah mulai membuat action plan.

Action Plan Memangnya Butuh?

Ada banyak faktor mengenai gagal tercapainya target. Salah satu faktornya adalah tidak ada action plan yang baik.

Kita pernah mendengar kutipan dari Benyamin Franklin, “Failing to plan is planning to fail”.

Seandainya Anda mempunyai target, tapi tidak memiliki rencana yang baik, maka Anda sedang bersiap untuk gagal.

Sebegitu pentingnya mengenai perencanaan.

Nah, melalui action plan, Sahabat Profit akan mempersiapkan semua kebutuhan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Fokus tim juga akan konsisten terjaga untuk bekerja agar tujuan bisnis tercapai.

Action plan yang baik akan memberikan banyak manfaat untuk kemajuan bisnis. Manfaat yang Sahabat Profit dapatkan jika menggunakan action plan adalah:

1. Arahan utama menjalankan proyek

Action plan menjelaskan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Penjelasan tersebut membuat action plan berguna sebagai peta jalan.

2. Menentukan prioritas tugas

Action plan akan menentukan pekerjaan yang menjadi prioritas.

3. Memastikan pekerjaan selesai tepat waktu

Timeline berfungsi sebagai pengingat bahwa pekerjaan memiliki jangka waktu untuk diselesaikan. Timeline akan mengingatkan kepada karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu.

4. Melacak kemajuan pekerjaan

Action plan berisi langkah-langkah setiap kegiatan yang harus dikerjakan. Sahabat Profit akan mudah melacak dan melihat kemajuan proyek.

Cara Menyusun Action plan

Berikut adalah cara menyusun action plan yang dapat diterapkan di bisnis Sahabat Profit:

1. Tentukan tujuan jangka pendek perusahaan

Langkah pertama adalah menentukan tujuan (Goals) perusahaan. Tujuan dapat dibagi berdasarkan jangka waktunya, pendek dan panjang.

Untuk menentukan tujuan yang diinginkan, Sahabat Profit dapat menggunakan metode SMART Goals. Metode ini banyak dipakai karena mampu menentukan tujuan dengan spesifik dan jelas.

SMART Goals terdiri dari Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely.

2. Tentukan kegiatan untuk mencapai tujuan dan siapa yang mengerjakannya

Setelah Sahabat Profit mengetahui tujuan yang inging dicapai, selanjutnya adalah menentukan program kerjanya.

Buatlah program kerja yang mendukung tercapainya tujuan bisnis. Selain itu, tentukan juga karyawan yang bertugas mengerjakannya.

Pastikan seluruh karyawan memiliki salinan action plan. Cara ini akan mengingatkan si penanggung jawab agar sadar akan peran dan tanggung jawabnya.

3. Menetapkan tenggat setiap pekerjaan

Tentukan batas waktu dari setiap pekerjaan. Namun, jangan memberi deadline yang tidak realistik. Artinya, batas waktu tidak terlalu pendek juga tidak terlalu panjang.

Kuncinya, pastikan waktu yang disediakan dapat menghasilkan kinerja yang baik.

4. Tentukan sumber daya (alat) yang dibutuhkan

Sebelum menjalankan rencana yang disusun, Sahabat Profit wajib memastikan memiliki sumber daya yang mendukung. Sumber daya merupakan kunci agar action plan berjalan dengan lancar.

Selain alat, sumber daya yang dibutuhkan juga termasuk dengan anggaran perusahaan.

Jika Sahabat Profit belum mempunyai sumber daya yang cukup, sebaiknya Sahabat Profit mempersiapkannya terlebih dahulu. Jangan menjalankan action plan jika sumber daya tidak mendukung jalannya rencana. 

5. Kerja, kerja, kerja!

Sahabat Profit sudah mempersiapkan semuanya, selanjutnya adalah menjalankan rencana!

Jalankan action plan sebaik-baiknya, dan pastikan sesuai dengan rencana.

6. Evaluasi secara rutin

Pantau secara rutin keberlangsungan action plan. Lihat apakah semuanya berjalan sesuai rencana. Jika ada action plan tidak terlaksana, identifikasi apakah ada permasalahan pada sumber daya dan karyawan.

Tandai juga setipa pekerjaan yang sudah selesai dilakukan.

Capai Tujuan Dengan Action plan

Rencana aksi akan menjelaskan kepada tim langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan. Tanpa rencana, goals atau tujuan hanyalah sebuah angan-angan.

Action plan yang baik juga berfungsi untuk mengukur ketercapaian tujuan perusahaan. Juga, action plan yang baik akan memudahkan bisnis Sahabat Profit jadi autopilot.

Sama halnya dengan action plan, Profitku juga membantu bisnis Sahabat Profit jadi autopilot. Fitur-fitur yang tersedia mendukung tercapainya bisnis autopilot.