KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator. Pengertian Key Performance Indicator adalah alat ukur kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Key Performance Indicator dapat digunakan untuk mengetahui update kinerja dan mengetahui apakah tim berada di jalur yang sesuai (tidak keluar rencana).

Perusahaan harus mempunyai Key Performance Indicator agar mempunyai target yang ingin dicapai. Kemudian, target tersebut diturunkan menjadi kegiatan-kegiatan kerja tim. Artinya, kerja-kerja tim yang dilakukan bertujuan mendukung tercapainya goals perusahaan. Jika pekerjaan tersebut tidak mendukung mencapainya goals perusahaan, itu berarti pekerjaan yang sia-sia.

Sayangnya, beberapa perusahaan mengaku gagal untuk menjalankan Key Performance Indicator. Target yang ditentukan terlalu tinggi, sehingga membebankan tim. Akibatnya, kerja tim menjadi tidak efektif dan menghasilkan jauh di bawah target.

Key Performance Indicator yang Ideal

Sebelum membahas kesalahan dalam menyusun KPI, Anda harus mengetahui susunan KPI yang ideal. Langkah ini penting, agar perusahaan Anda dapat membuat KPI yang ideal.

Berikut adalah contoh KPI yang ideal: 

1. Target dapat diukur dengan jelas

2. Mudah melacak update, efisiensi, efektivitas, tata waktu, dan kinerja personel

3. Mudah menampilkan data untuk membandingkan perubahan kinerja dari waktu ke waktu

4. Dapat menampilkan bukti objektif perkembangan kinerja.

Kesalahan dalam membuat Key Performance Indicator

Edwards Deming, seorang konsultan peningkatan kualitas pernah berkata “You can’t measure it, you can’t manage it”. Perusahaan akan bisa mengelola tim jika mempunyai ukuran keberhasilan. Tanpa ukuran keberhasilan, perusahaan akan bergerak kesana kemari tanpa arah.

Elemen penting yang harus disiapkan ketika menyusun KPI adalah target atau ukuran keberhasilan. Jika tidak ada ukuran keberhasilan akan sulit menentukan apakah perusahaan sudah bergerak maju atau belum. Selain tidak menentukan ukuran keberhasilan, kesalahan lain yang membuat KPI tidak berjalan adalah:

4. Target Key Performance Indicator tidak spesifik dan sulit diukur

Target KPI harus dibuat se-spesifik mungkin. Spesifik artinya menjelaskan target sejelas-jelasnya. Mulai dari waktu, angka, siapa yang melakukan, dan lainnya. Semuanya harus jelas. Sebagai contoh, Anda menginginkan peningkatan pendapatan. Ini masih belum spesifik. Sebaiknya ditambah waktu dan angka yang dinginkan. Contohnya adalah: meningkatkan pendapatan sebesar Rp50.000.000, dalam waktu enam bulan.

Ada satu teori yang bisa dilakukan dalam menentukan target Key Performance Indicator agar lebih terukur dan spesifik. Namanya adalah SMART untuk menetapkan tujuan yang spesifik. SMART adalah singkatan dari:

• Specific: Key Performance Indicator harus memiliki tujuan yang jelas. Ini akan berfungsi agar menghindari ketidak jelasan tujuan.
• Measurable: Key Performance Indicator yang baik harus dapat diukur dengan standar yang ditentukan
• Attainable: Key Performance Indicator harus realistis untuk bisa dicapai. Untuk apa membuat KPI jika terlalu muluk-muluk dan tidak bisa dicapai?
• Relevant: Key Performance Indicator harus mempertimbangkan antara target yang ditentukan dengan program kerja yang akan dibuat. Ingat, program kerja adalah pendukung agar target KPI tercapai.
• Time-Based: Key Performance Indicator harus memliki waktu untuk mencapai target. Apapun hitungannya baik hitungan hari, minggu, bulan, ataupun tahun.

2. Membuat Key Performance Indicator hanya untuk menilai kinerja karyawan

Kesalahan pertama adalah Key Performance Indicator perusahaan hanya ditujukan untuk menilai karyawan. KPI perusahaan untuk menilai kemajuan bisnis. Menilai apakah sudah sesuai dengan tujuan bisnis. KPI perusahaan jika terlalu fokus menilai kinerja, hanya akan menjadi beban karyawan. Kinerja karyawan adalah pendukung keberhasilan KPI. Karena ada KPI Anda, perusahaan dapat menilai karyawan.

3. Key Performance Indicator tidak berhubungan dengan rencana pengembangan perusahaan

KPI dibuat dengan tujuan mengembangkan perusahaan. Masing-masing divisi atau tim ketika membuat KPI harus memiliki tujuan akhir yang sama, yaitu mengembangkan perusahaan. Akan sia-sia, jika KPI setiap divisi bergerak sendiri-sendiri tanpa tujuan akhir yang sama.

4. Key Performance Indicator tidak memiliki target

KPI yang tidak memiliki target adalah aneh. KPI tidak hanya rencana kerja, tapi ukuran perusahaan yang harus dicapai.

5. Tidak ada komunikasi dengan tim tentang program kerja Key Performance Indicator

Kesalahan lainnya adalah, program kerja Key Performance Indicator tidak dikomunikasikan kepada tim. Ketika ukuran KPI sudah ditentukan, langkah selanjutnya adalah membuat strategi atau program kerja. Program kerja dijalankan oleh tim. Jika KPI tidak dikomunikasi dengan tim, mereka tidak tahu siapa yang bertanggung jawab untuk mendukung target tersebut. Tim juga tidak akan tahu langkah-langkah strategis apa yang harus dibuat untuk mencapai target tersebut.

Kesimpulan

Key Performance Indicator adalah alat untuk mengukur dan mengetahui perkembangan perusahaan. Penerapan Key Performance Indicator yang tepat bermanfaat untuk monitoring secara berkala perkembangan perusahaan. Melalui monitoring, manajemen akan mengetahui hambatan kinerja dalam mencapai target, sehingga dapat menentukan solusinya.

Oleh karena itu, penting untuk manajemen mengetahui cara menyusun Key Performance Indicator.  Melalui KPI, manajemen akan lebih optimal untuk menentukan target jangka panjang perusahaan.