Salah satu indikator perusahaan terbaik adalah mereka yang mampu mencapai tujuan utama organisasi lewat proses manajemen terpadu. Biasanya, mereka akan mengerjakan kegiatan monitor, kontrol dan evaluasi dengan objektif pada tiap prosesnya. Maka wajar, jika KPI atau Key Performance Indicator diadopsi banyak perusahaan. Karena cara ini, sangat efektif untuk memperlancar fungsi-fungsi tersebut ke dalam sistem manajemen kinerja terbaik.

Nah sayangnya, KPI bukan hanya tentang mengukur. Namun, mengukur dengan tepat. Sedangkan di dunia ini, ada beberapa jenis KPI yang berlaku. Dalam artikel kali ini, kita akan membahasnya satu persatu.

Jenis-Jenis KPI 

KPI yang kita kenal ini punya beberapa varian. Ada varian yang penggunaannya untuk mengukur kemajuan harian - bulanan, ada pula varian yang berfokus pada tujuan jangka panjang. 

Salah pakai KPI, hanya akan mempersulit tujuan tercapai. Ibarat Anda makan bubur, dengan sedotan. Karena itulah, memahami jenis-jenis KPI agaknya penting untuk mempermudah perusahaan Anda mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Tapi bagaimanapun versinya, penggunaan KPI tetap tegak lurus dengan tujuan strategis perusahaan. So, ada apa aja sih jenis-jenis KPI?

1. KPI Strategis: Barometer Kesuksesan Jangka Panjang

Ibarat perusahaan adalah kapal pesiar, KPI strategis adalah kompas dan peta navigasi di tangan kaptennya. Tidak ada detail tentang berapa liter bahan bakar tersisa atau kecepatan mesin per jam, cuma tertulis arah dan posisi.

Eksekutif senior biasanya cukup melihat satu atau dua indikator ini untuk langsung memahami kondisi perusahaan. ROI masih sehat? Revenue tumbuh konsisten? Market share bertambah? Kalau jawabannya iya, kapal masih on track. Kalau tidak, saatnya rapat darurat.

2. KPI Operasional: Mesin Penggerak Harian 

Kalau KPI strategis adalah kompas, maka KPI operasional adalah mesin yang menggerakkan perusahaan setiap hari. Bagian ini mengukur kinerja dalam jangka waktu lebih pendek dan fokus pada proses serta efisiensi organisasi. 

Divisi sales Anda perlu tau berapa penjualan per region setiap bulannya. Tim logistik harus memantau rata-rata biaya transportasi bulanan. Marketing wajib mengecek Cost per Acquisition (CPA) dari setiap campaign yang jalan. KPI yang lebih sering di monitor bertujuan untuk memastikan KPI strategis bisa tercapai. 

3. KPI Fungsional: Sesuai Divisi, Sesuai Kebutuhan.

Setiap divisi punya bahasa dan prioritasnya sendiri. Tim IT peduli dengan "average uptime server" dan "time to resolution" saat ada gangguan sistem. Sementara divisi finance lebih tertarik dengan "gross profit margin" dan "return on assets". 

KPI fungsional ini lahir karena setiap departemen punya peran unik dalam mencapai tujuan perusahaan. Dan menariknya, KPI fungsional juga bisa dikategorikan lagi sebagai strategis atau operasional, tergantung dampak dan jangka waktunya. Yang penting diingat: jangan sampai KPI fungsional jadi "egois". Maksudnya, setiap divisi harus tetap mencocokkan KPI mereka dengan tujuan besar perusahaan. 

4. KPI Leading vs Lagging : Melihat Ke Depan atau Lihat Ke Belakang?

Ini pembagian paling penting yang sering dilupakan banyak orang. Apapun jenis KPI Anda, harus tau bedanya Leading dan Lagging.

Leading KPI itu seperti ramalan cuaca: memberi tau Anda apa yang bakal terjadi. Contohnya: berapa banyak calon customer yang book meeting minggu ini, atau berapa leads yang masuk ke database sales. Ini sinyal sebelum sesuatu kejadian.

Sedang Lagging KPI adalah itu kayak spion. Mereka nunjukin ke Anda, tentang apa saja yang udah kejadian. Revenue bulan lalu, berapa pelanggan yang kabur kuartal kemarin. Dan semacemnya. Itu bagus buat evaluasi, tapi ya sudah terlanjur lewat.

Perusahaan pintar selalu pakai dua-duanya. Leading buat jaga-jaga, Lagging buat belajar dari kesalahan.

Contoh KPI Modern dalam Aksi (Dengan Dashboard Profitku.id)

Sekarang, Anda telah memahami jenis-jenis KPI yang umumnya ada di dunia ini. Langkah selanjutnya, adalah menentukan hal-hal apa saja yang hendak diukur dengan metode ini.

Tapi, apa saja yang bisa diukur dengan KPI? Tenang, kita akan pelajari beberapa contohnya disini:

1. KPI Penjualan

Semisal Anda punya bisnis, apa iya Anda bodo amat dengan keuntungan? Nah di sinilah pentingnya KPI penjualan. Mereka ada untuk mengukur seberapa tokcer divisi penjualan dapetin margin keuntungan.

Biasanya, Sales Manager atau Head of Sales bertugas buat bikin sekaligus memantau KPI bagian ini. Setelah ditentukan, mereka akan memantau tiap angka dan juga berkoordinasi dengan divisi keuangan biar datanya gak saling silang ataupun bolong.

Nah kalo di Dashboard Profitku.id, semua data ini gampang banget dibaca. Yang bikin KPI dan yang ditugaskan jadi gampang paham tentang tanggung jawab mereka. Salah satu tampilannya seperti ini:

Nah fungsi speedometer digital itu buat kasih tahu pencapaian kita bulan ini. Kalo ijo, ya achiev, kalo oren, kayanya bulan depan perlu giat jualan lagi. Dashboard ini juga bisa buat Anda menilai karyawan yang perform, kemudian dilanjut dengan memberi apresiasi untuknya.

2. KPI Produksi

Lalu yang paling umum kedua adalah KPI Produksi. Gampangnya, ya ini untuk memonitor tingkat produksi. Pasti berhubungan sama barang yang berhasil dibikin dalam waktu tertentu.

"Tapi pernah beli produk mengecewakan?"

Nah KPI Produksi juga bisa buat jawab hal ini. Kalo bisnismu sering dikomplain tentang kualitas, padahal alur produksi terjaga ketat, mungkin salahnya ada di supplier. Maka, Anda butuh KPI Suppiler Quality, untuk memastikan kualitas produk yang diterima pelanggan selalu konsisten.

Biasanya Product Manager juga tim operasional akan ngecek dan ngisi bagian ini di tiap pagi dan sore.

Aturan mainnya hampir sama, pokoknya, kalo kompas di dashboardnya makin ke arah oren, apalagi dalam waktu yang lama, Anda harus pikirin buat ganti supplier. Karena pasti ada yang gak beres di sana. 

Nah lewat data ini, tim Anda bisa meminimalisir ketidakpuasan pelanggan sekaligus jaga konsistensi kualitas produk yang akan dijual.

3. KPI Customer Service

Yang paling sering ditanyakan nomer tiga adalah cara nilai customer service. Pertanyaannya pasti "kan CS layanan, gimana cara menilainya?" Tenang, tetep bisa kok.

Di era serba digital gini, CS gak boleh pasif. Pelanggan ataupun prospek nih, kadang berekspektasi untuk Anda yang aktif berinteraksi duluan. Nah kalo gitu, kita juga bisa bikin Outbound Call jadi KPI para CS Anda. Mengukur Outbound Call akan memberi Anda informasi tentang seberapa rajin tim menjaga hubungan dengan pelanggan. Cara ini juga terbukti meretensi mereka serta memperbesar prospek closing pada produk-produk yang disediakan.

Di Profitku.id, Anda juga bisa memonitor KPI bagian tersebut. Misal bulan September – Oktober indikatornya merah, ya artinya ada penurunan kualitas service.

Kita bisa selidiki tuh alasannya, mungkin tim Anda kewalahan karena ada yang resign atau mungkin ada yang diam-diam ngajak mogok kerja. Intinya, KPI ini bisa bikin Anda mengambil keputusan tepat bahkan sebelum pelanggan selingkuh ke produk kompetitor.

Kesimpulan

So.. KPI itu bukan cuma soal angka-angka di spreadsheet yang bikin pusing. Ini lebih ke kompas yang bantu Anda menavigasi bisnis: ‘mau kemana’, ‘udah sampai mana’, atau menjawab ‘apa yang perlu diperbaiki sebelum terlambat’.

Yang penting diingat: setiap divisi butuh KPI yang beda-beda. Sales butuh tau margin keuntungan, produksi harus jagain kualitas supplier, CS wajib proaktif ngontak customer. Kalau semua ini jalan bareng dan sinkron, gak ada itu worry sama kompetitor.

Dan untungnya, Anda nggak perlu ribet bikin Dashboard sendiri atau bayar data analyst mahal. Platform Manajemen KPI kayak Profitku.id udah siapin semua fitur, mulai monitoring KPI dengan visualisasi yang gampang dipahami sampe indikator bahaya yang realtime updated.

Apalagi, sekarang Profitku.id bersertifikasi PSE dan ISO. Tunggu apa lagi? Atau, mau coba atau tanya-tanya? Hubungi Tim CS kami.