Sistem bisnis adalah beberapa rangkaian yang menjelaskan proses kerja bisnis. Sistem juga dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Bagi Sahabat Profit yang menginginkan bisnisnya menjadi autopilot, sistem bisnis adalah cara yang harus dibangun. Sistem dapat dibangun saat bisnis baru dirintis.

Kesalahan yang sering terjadi adalah banyak pebisnis mulai membangun sistem saat bisnisnya sudah besar. Padahal, sistem bisnis adalah satu-satunya cara agar bisnis berkembang dan besar.

Nah, jika Sahabat Profit ingin membangun sistem bisnis, ada sembilan rahasia cara membuat sistem bisnis yang efisien.

Keuntungan Sistem Bisnis

Sebelum mengetahui rahasianya, Sahabat Profit harus mengetahui manfaat menerapkan sistem bisnis.

Beberapa manfaat dari sistem bisnis adalah:

1. Efisiensi kerja: Mempercepat dan mempermudah proses kerja, sehingga lebih hemat waktu dan biaya.

2. Konsistensi hasil: Sistem membuat semua proses kerja jadi konsisten, sehingga mengurangi kesalahan kerja.

3. Transparansi kerja: Data dan informasi kerja karyawan tersedia dan dapat diakses dengan mudah, sehingga mempermudah pengambilan keputusan.

4. Akuntabilitas kerja: Setiap indiviu dalam bisnis bertanggung jawab untuk menjalankan sistem, jika ada satu karyawan yang tidak menjalankan sistem, makan akan berdampak kepada sistem yang lainnya.

5. Bisnis tumbuh dengan cepat: Sistem akan membantu bisnis tumbuh dengan cepat dan dengan cara yang efisien.

Sahabat Profit akan menapatkan lima keuntungan di atas dengan catatan menerapkan bisnis yang efisien.

Sistem Bisnis yang Efisien Seperti Apa?

Sistem bisnis yang efisien adalah sistem yang bekerja baik dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Sistem jika diterapkan dengan efisien dapat menggunakan sumber daya dengan optimal untuk menghasilkan produk yang maksimal dengan biaya yang minimal.

Memangnya ada sistem yang tidak efisien? Tentu ada.

Sistem bisnis yang tidak efisien hanya akan menghabiskan sumber daya, seperti dana dan tenaga karyawan secara berlebihan. Sedangkan hasilnya sangat minim. Selain itu, sistem bisnis yang tidak efisien hanya akan memakan waktu, kurang efektif, dan kesalahan kerja yang tinggi.

9 Rahasia Membangun Sistem Bisnis yang Efisien

Agar Sahabat Profit tidak sia-sia membangun sistem, maka perlu membangun sistem yang efisien. Berikut adalah penjelasannya:

1. Tentukan tujuan dan sasaran yang jelas

Langkah pertama adalah menentukan goals dan objective perusahaan (tujuan perusahaan). Menentukan goals perusahaan akan membantu Sahabat Profit dan tim merinci apa yang ingin dicapai perusahaan. Selain itu, Sahabat Profit juga bisa menentukan langkah-langkah agar goals tercapai.

Menentukan goals akan membantu fokus kerja tim, menentukan prioritas tugas, dan mengukur kemajuan pencapaian hasil.

Goals perusahaan juga berfungsi sebagai panduan untuk mengambil keputusan dan menyelaraskan sumber daya untuk kepentingan perusahaan.

2. Otomatisasi kegiatan rutin dan harian

Otomatisasi tugas rutin berarti penggunaan teknologi atau sistem untuk tugas yang berulang-ulang dan selalu dilakukan setiap hari. Otomasisasi akan mengurangi-bukan sepenuhnya—campur tangan manusia.

Cara ini dapat memotong banyak waktu, menghindari kesalahan, dan membuat karyawan lebih fokus kepada tugas yang lebih penting.

Beberapa kegiatan rutin yang dapat diganti dengan teknologi adalah input data, pengiriman e-mail, dan pencatatan keuangan.

3. Alur komunikasi yang singkat

Siapa yang di kantornya masih menerapkan komunikasi bertingkat? Staf ingin berbicara ke owner harus melalui supervisor, begitupun sebaliknya. Cara ini terlalu panjang, kuno, dan berpotensi salah memahami pesan yang ingin disampaikan.

Komunikasi harus ramping artinya efisien dan efektif. Komunikasi yang ramping akan meningkatkan informasi tersampaikan dengan cepat dan tepat, dan meningkatkan produktivitas. 

4. Penggunaan teknologi untuk efisiensi kerja

Saat ini, banyak tersedia teknologi dan software yang mendukung kerja sehari-hari perusahaan. Penggunaan teknologi dapat merampingkan dan mengoptimalkan kerja bisnis.

Manfaat lain dari penggunaan teknologi adalah meningkatnya produktivitas karyawan, mengurangi biaya, dan menyediakan data yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan.

Beberapa teknologi yang dapat digunakan seperti software mengirim pesan dan e-mail, Customer Relationship Management (CRM), ataupun perangkat akuntansi.

5. Standarisasi kerja

Standarisasi kerja adalah penetapan prosedur kerja yang konsisten dalam menyelesaikan pekerjaan. Cara ini akan menciptakan konsistensi dan kualitas hasil kerja, mengurangi kebingungan karyawan, dan meningkatkan efektivitas kerja.

Hasil kerja yang konsisten akan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk Sahabat Profit.

6. Pendelegasian tugas yang efektif

Memberikan tugas dan tanggung jawab kepada karyawan tidak hanya sekedar memberi perintah secara lisan. Atasan harus menjelaskan secara rinci dan jelas kepada karyawan tentang tugas yang harus dikerjakan.

Pemberian tugas jelas dan efektif akan meningkatkan kinerja karyawan, dan meningkatkan keahlian kerja.

7. Keterlibatan karyawan dan konsumen

Melibatkan karyawan dan konsumen akan meningkatkan budaya keterbukaan di perusahaan. Karyawan dapat memberi saran terkair sistem yang efektif. Bagaimanapun juga, karyawan adalah orang yang menjalankan langsung sistem bisnis. Sehingga dapat mengerti proses yang baik untuk perusahaan.

Sedangkan melibatkan konsumen dapat mengetahui produk yang dinginkan pelanggan.

8. Ukur dan lacak progres

Mengukur dan melacak progres membantu Sahabat Profit melihat sejauh tujuan perushaan tercapai. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah Key Performance Indicators (KPI). KPI akan melacak kemajuan dan mengumpulkan serta menganalisis data secara teratur.

Mengukur dan melacak secara teratur berguna untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, membuat keputusan berdasarkan data, dan memberikan gambaran yang jelas apa yang telah dicapai serta apa yang harus dilakukan.

9. Evaluasi dan penyesuaian sistem

Evaluasi dan penyesuaian sistem adalah proses meninjau dan menyempernukan sistem bisnis secara berkala. Ada kalanya, sistem yang Sahabat Profit buat tidak berjalan dengan baik. Oleh karena itu, diperlukan evaluasi dan perubahan.

Evaluasi dapat dilakukan dengan cara memantau proses kerja, saran dari karyawan dan konsumen, atau eksperimen dengan metode baru.

Evaluasi membuat bisnis terus mengientifikasi area yang perlu diperbaiki, dan beradaptasi dengan perkembangan zaman. Cara ini membuat bisnis Sahabat Profit siap bersaing dengan kompetitor.

Sementara itu, penyesuaian sistem mendorong Sahabat Profit dan tim menemukan ide-ide atau sistem yang baru sesuai dengan kondisi bisnis.

Sistem yang Efisien untuk Hasil Maksimum

Sistem yang efisien akan mudah dilakukan oleh tim dan karyawan. Sehingga mereka dapat melakukan secara mandiri dan berkontribusi terhadap peningkatan bisnis Anda.

Sistem bisnis adalah satu-satunya cara agar bisnis jadi autopilot. Oleh karena itu, harus dibangun sejak bisnis dirintis.