5S dalam dunia kerja adalah sistem yang membuat tempat kerja Anda teratur, rapih dan tertata. Penerapan 5S penting dilakukan di tempat kerja yang mempunyai banyak barang/item. Di Indonesia, 5S juga dikenal dengan 5R.

Lalu mengapa 5S bisa dikenal dengan 5R di Indonesia? Semua tidak lepas dari sejarah teori sistem 5S.

Adalah Frederick Taylor (1856 – 1915), seorang insinyur asal Amerika Serikat yang pertama kali mencetuskannya. Taylor menulis buku “Shop Management” pada tahun 1911. Buku ini merupakan buku penting yang membahas manajemen bisnis dan organisasi.

Salah satu materi yang dijelaskan Taylor adalah, pentingnya menata tempat kerja/pabrik. Taylor mengatakan jika, “A place for everything and everything in its place”.

Kemudian, teori Taylor ini dikembangkan oleh Henry Ford. Ford mengembangkan teori Taylor menjadi lebih aplikatif. Ford membuat rumus Clean up, Arrange, Neatness, Discipline, Ongoing Improvement, yang disingkat menjadi CANDO.

Ford menerapkan sistem CANDO pada perusahaan mobil yang dia dirikan, yaitu Ford Motor Company. Kemudian, rumus CANDO dikembangkan lagi oleh perusahaan asal Jepang.

Jepang berusaha bangkit setelah kalah di Perang Dunia 2. Mereka banyak belajar dari Negara lain dalam mengelola industri. Salah satunya adalah perusahaan mobil bernama Toyota.

Pada tahun 1950, Toyota mengirim Kepala Produksi yang juga seorang insinyur mesin, Taiichi Ohno, untuk belajar ke pabrik Ford. Taiichi heran, Toyota hanya mampu memproduksi 40 mobil perhari sedangkan Ford memproduksi 100 lebih mobil per hari.

Setelah mengamati proses kerja di Pabrik Ford, Taiichi Ohno mengembangkan sebuah konsep kerja pabrik. Konsep ini mengatur sistem manajeman yang mengatur kerja pabrik dan logistik. Sistem tersebut diberi nama Toyota Production System.

Toyota Production System adalah penggabungan sistem sosio-teknis. Sistem ini menekankan keterkaitan aspek teknis dengan sosial dalam sebuah organisasi. Kelak, Toyota Production System dipakai oleh banyak pabrik di seluruh dunia. Salah satu aspek dalam Toyota Production System adalah penerapan 5S dalam lingkungan pabrik.

5S merupakan istilah yang berasal dari Bahasa Jepang. 5S adalah singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Jika dialih bahasakan 5S dalam Bahasa Indonesia adalah menjadi Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Oleh karena itu, 5S di Indonesia biasa dikenal dengan 5R. Baik penyebutan 5S atau 5R, keduanya sama saja bertujuan untuk meningkatkan produksi kerja.

Apa itu 5R dalam Dunia Kerja? 

Seperti yang saya sebutkan di atas, bahwa 5R adalah alih bahasa dari 5S yang merupakan Bahasa Jepang. Dalam artikel ini saya akan lebih banyak menggunakan 5R.

Sistem 5R adalah sistem yang terstruktur untuk mengatur area kerja dengan cara dan standar tertentu. Tujuan sistem 5R adalah untuk meningkatkan produksi kerja.

Sistem 5R adalah universal, artinya dapat diterapkan di mana saja. 5R dapat diterpakan di toko, warung, rumah makan, kantor,gudang, ataupun pabrik.

Untuk menerapkan 5R dengan baik, ada kunci sukses yang harus dilakukan, yaitu:

• Team Work: untuk menerapkan 5R tidak bisa dilakukan hanya satu orang atau satu divisi saja. Semua tim dan karyawan harus berkontribusi menerapkan 5R.
• Penerapan Secara Langsung: menerapkan 5R harus dilakukan secara langsung dan segera mungkin. Setelah selesai satu tahap, langsung mengerjakan tahap lainnya. Jangan sampai ada jeda terlalu lama antar tahap.
• Just Do It: sistem 5R berbeda dengan K3, PDCA atau Six Sigma yang memerlukan banyak kajian. Sistem 5R bisa segera dilaksanakan tanpa harus dikaji dan tanpa harus dicari sebab masalahanya. Anda hanya perlu merencanakan tempat untuk mengatur barang

Manfaat Menerapkan 5R di Tempat Kerja

Menerapkan sistem 5R mempunyai banyak manfaat di tempat kerja. Berikut adalah manfaatnya:

• Area kerja menjadi bersih dan teratur
• Memiliki tingkat produktivitas yang tinggi
• Meminimalkan kecelakaan di tempat kerja
• Meminimalkan cacat produksi
• Mencapai hasil kerja yang lebih baik.

Langkah-langkah Menerapkan 5R di Tempat Kerja

Menerapkan 5R harus tahap demi tahap dan dilakukan secara berurutan. Dimulai dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan langkah terakhir adalah Rajin. Menerapkan 5R juga harus dilakukan segera mungkin. Jika selesai satu tahap, lanjut ke tahap berikutnya. Jangan ada jeda antar tahap yang terlalu lama.

1. Ringkas

Ringkas adalah kegiatan melakukan identifikasi, memindahkan dan membuang barang/item yang tidak diperlukan dalam operasional di area kerja. Ketika mengidentifikasi barang, harus diberi tanda apakah item tersebut masih diperlukan atau tidak.

Tujuan kegiatan ringkas adalah:

• Membuat area kerja lebih lapang (hemat tempat)
• Menciptakan area kerja yang aman.

2. Rapi

Rapi adalah kegiatan untuk membuat setiap barang/item yang masih diperlukan dalam pekerjaan, tersedia tempatnya, tertata dan jelas status keberadaannya. Sebuah tempat tergolong rapi jika Anda dapat mencari barang yang diinginkan hanya dalam waktu 5 detik.

Tujuan kegiatan rapi adalah:

• Semua barang tersimpan sesuai dengan tempatnya
• Memudahkan pencarian dan pengembalian barang pada tempatnya
• Meningkatkan visibilitas terhadap semua barang/item
• Mengurangi risiko kehilangan dan kesalahan

3. Resik

Resik adalah kegiatan membersihkan sambil memeriksa area kerja untuk menghilangkan sumber penyebab kotor. Tahap resik merupakan kegiatan preventif.

Tujuan kegiatan resik adalah:

• Memberikan kenyamanan dan keamanan di tempat kerja
• Meningatkan pengamatan secara visual jika terdapat gejala rusak pada alat kerja
• Menunjang tercapainya kualitas kerja dan produk yang lebih baik

4. Rawat

Rawat adalah kegiatan mempertahankan kondisi optimum dari aktivitas ringkas, rapi dan resik. Dalam fase ini, sudah saatnya dibuat SOP atau instruksi kerja tentang penataan dan perawatan peralatan kerja.

Tujuan dari kegiatan rawat adalah:

• Mepertahankan kerapian dan kebersihan di tempat kerja 

5. Rajin

Rajin adalah kondisi ketika karyawan melakukan kegiatan 5R secara berkelanjutan sehingga tercipta budaya 5R. Karyawan yang mempunyai budaya 5R akan selalu disiplin untuk terus menerapkannya.

Tujuan dari kegiatan rajin adalah:

• Menerapkan kegiatan 5R dalam aktivitas kerja harian
• Mengembangkan kebiasaan positif seluruh karyawan terhadap 5R

Kesimpulan

Budaya 5R merupakan salah satu cara agar tempat kerja menjadi rapih, teratur dan aman. 5R fungsi dan tujuannya hampir sama dengan K3, yaitu meminimalkan kecelakaan di tempat kerja.

Karena fungsinya yang penting, 5R sudah seharusnya diterapkan di tempat kerja. Terutama bagi Anda yang mempunyai pabrik dengan alat berat ataupun gudang.

Ketika 5R sudah dipahami dengan baik, ini akan membuat perusahaan Anda bergerak secara autopilot.

Selain menerapkan 5S dalam dunia kerja, cara lain yang bisa Sahabat Profit lakukan agar bisnis jadi autopilot adalah menggunakan Profitku. Melalui Profitku, kesehatan perusahaan bisa Anda pantau di mana dan kapan saja.