Mengadakan weekly meeting secara rutin berguna untuk meningkatkan kinerja tim perusahaan. Pemimpin dan staf perusahaan akan mengetahui kemajuan dan hambatan dari masing-masing divisi.
Weekly meeting adalah pertemuan terjadwal yang diadakan oleh tim atau seluruh jajaran tertinggi perushaan. Setiap perusahaan berbeda-beda dalam menentukan waktu untuk weekly meeting. Namun, kebanyakan perusahaan akan mengadakan weekly meeting pada hari senin atau jumat.
Agenda yang dibahas saat weekly meeting adalah adalah kemajuan dan hambatan terhadap pekerjaan staf dari minggu sebelumnya. Intinya, dalam pertemuan ini akan terjadi evaluasi rutin mengenai kinerja perusahaan, agar di minggu selanjutnya tidak terjadi kesalahan yang sama.
Tujuan utama dari weekly meeting adalah memfasilitasi komunikasi pimpinan dan staf dalam sebuah pertemuan. Dengan adanya pertemuan rutin, pimpinan dan staf akan tetap fokus pada kinerjanya masing-masing.
Manfaat Melakukan Weekly meeting
Selain monitoring kinerja, ada banyak manfaat yang didapat dari weekly meeting. Berikut adalah manfaatnya:
1. Membangun komunikasi yang baik
Weekly meeting akan membuat komunikasi antara pimpinan dan staf menjadi terbuka. Bagi karyawan staf yang tidak ada keberanian bicara langsung dengan atasan atau staf senior, pertemuan rutin dapat digunakan untuk berbicara.
Dalam pertemuan rutin setiap individu wajib bicara untuk melaporkan kemajuan dan hambatan. Sehingga komunikasi antara senior dan junior menjadi lebih cair.
2. Brainstorming pemecahan masalah
Weekly meeting akan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendiskusikan masalah yang dihadapi. Baik pimpinan atau staf yang lain, dapat memberikan saran dan solusi yang bisa dilakukan. Pemecahan masalah yang dilakukan secara bersama akan memudahkan dan meringkan beban karyawan.
3. Meningkatkan awareness karyawan
Weekly meeting juga dapat meningkatkan karyawan untuk lebih terlibat dan awareness terhadap pekerjannya. Dalam pertemuan rutin akan bebicara tentang rencana dan evaluasi pekerjaan. Ini akan membuat karyawan lebih memahami apa yang akan dikerjakan.
Cara agar weekly meeting menjadi efektif
Weekly meeting harus dilaksanakan dengan efektif. Jika tidak, weekly meeting tidak akan menghasilkan tujuan dan rencana yang jelas. Oleh karena itu, dibutuhkan pedoman dan pola pertemuan yang jelas.
Berikut adalah cara agar weekly meeting efektif:
1. Buat rencana teratas setiap minggunya
Membuat rencana teratas akan membuat setiap individu mengetahui prioritas yang harus dikerjakan. Setelah rencana teratas diselesaikan, kemudian mengerjakan pekerjaan minor lainnya.
Cara ini akan efisien dibandingkan menuliskan semua rencana tanpa membagi apa yang prioritas atau tidak.
2. Apresiasi keberhasilan
Ucapkan apresiasi kepada staf yang memiliki kinerja baik pada minggu lalu. Cara ini akan membuat staf yang berkinerja baik merasa dihargai atas kerjanya. Terlebih lagi, jika yang memberi apresiasi adalah sesama staf.
Apresiasi juga berfungsi untuk memotivasi staf. Weekly meeting tidak hanya digunakan sebagai pengingat pekerjaan. Gunakan weekly meeting untuk memotivasi karyawan. Para karyawan akan senang jika diapresiasi, dimotivasi, dan diberi pengakuan.
3. Buat pertemuan menjadi singkat dan padat
Pimpinan dan staf mempunyai jadwal dan pekerjaan masing-masing. Oleh karena itu, buatlah pertemuan straight to the poin. Hindari topik diluar pekerjaan, karena itu akan memakan waktu. Satu hal yang paling penting adalah, jangan ada pertemuan setelah pertemuan. Semua harus dibicarakan pada weekly meeting.
4. Ajukan tiga pertanyaan “apa”
Salah satu cara agar weekly meeting berjalan efektif adalah dengan mengajukan tiga pertanyaan apa. Apa yang Anda lakukan minggu lalu? Apa yang akan Anda lakukan pada minggu ini? Hambatan apa yang dialami?
Cara ini akan membuat pertemuan menjadi lebih singkat. Selain itu, tiga pertanyaan “apa” akan membuat tim untuk tetap fokus pada tujuan bersama.
5. Tentukan siapa yang terlibat
Semakin spesifik orang yang terlibat, akan semakin efektif weekly meeting. Dengan melibatkan orang yang lebih spesifik, rapat akan berjalan fokus dan singkat. Semakin banyak orang akan semakin banyak yang dibacarakan dan tentunya memakan waktu yang lama—belum tentu juga topik tersebut penting untuk dibicarakan.
6. Serahkan pimpinan rapat kepada staf
Sebagai selingan, weekly meeting dapat dipimpin oleh staf. Weekly meeting bukan sebuah interogasi pimpinan kepada stafnya. Berikan kebebasan kepada staf untuk melaporkan dengan cara mereka.
7. Buat notulensi rapat
Notulensi rapat penting untuk dibuat. Hal ini berguna untuk peserta rapat ketika lupa mengetahui apa saja yang dibicarakan.
Notulensi rapat yang baik akan memudahkan staf menjalankan rencana yang sudah ditentukan. Oleh karena itu, notulensi rapat mencatat masalah utama yang dibahas, keputusan yang dibuat, dan rencana yang sudah ditentukan.
Notulensi rapat juga bisa dibacakan pada akhir rapat sebelum peneutupan. Ini akan menyegarkan karyawan tentang apa saja yang sudah dibahas dan mengetahui apakah ada topik yang belum dibahas.
Weekly meeting jika dilakukan dengan efektif akan mempunyai banyak manfaat. Tidak hanya menyelaraskan target dan tujuan, weekly meeting juga akan membuat tim menjadi kompak.
Hasil dari pertemuan dapat menjadi acuan karyawan untuk bekerja selama seminggu ke depan. Dengan kata lain, tim akan menjadi autopilot untuk tetap mencapai tujuan atau target.
