Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah salah satu sistem yang membuat bisnis jadi autopilot. Sistem ini berfungsi sebagai panduan utama bagi karyawan.

Standar Operasional Prosedur (SOP) diibaratkan sebagai “kitab suci”. Hal in dikarena semua hal terkait kerja operasional perusahaan diatur dalam SOP.

Namun, sayangnya masih ada yang beranggapan jika Standar Operasional Prosedur (SOP) hanya formalitas, sehingga jarang untuk membaca dan memahaminya.

Nah, untuk Anda yang ingin perusahaan atau bisnisnya jadi autopilot, persiapkan SOP untuk pekerjaan karyawan Anda.

Sebagai pembuka pemahaman, Profitku akan membahas pengertian SOP dan juga format yang biasa digunakan.

Pengertian Standar Operasional Prosedur

Menurut Budiharjo dalam bukunya yang berjudul Panduan Praktis Menyusun SOP, pengertian SOP adalah sebagai suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu.

Sedangkan menurut Annie Sailendra Langkah-langkah Praktis Membuat SOP, pengertian SOP adalah petunjuk yang digunakan instansi untuk memastikan kegiatan/pekerjaan instansi berjalan lacar dan normal.

Kita dapat menyimpulkan pengertian SOP dari dua para ahli di atas. SOP adalah dokumen tertulis yang memberikan arahan atau instruksi tentang bagaimana karyawan menyelesaikan suatu pekerjaan.

SOP menjelaskan hal-hal teknis di lapangan untuk memastikan proses kerja berjalan sesuai dengan rencana.

Instruksi yang dijelaskan dalam SOP berlandaskan beberapa aturan. Aturan yang dipakai berupa peraturan perusahaan, peraturan pemerintah baik itu daerah atau pusat, dan undang-undang yang berlaku.

SOP memainkan peran penting jika Anda bercita-cita mempunai bisnis autopilot. Karyawan akan mengacu pada SOP, sehingga dapat bekerja secara automatik dan meminimalkan kesalahan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur

Selain membuat bisnis jadi autopilot, perusahaan menggunakan SOP untuk tujuan tertentu.

Tujuan utama dari SOP adalah menghasilkan kinerja yang berkualitas secara konsisten, terutama di industri pabrik. Pemahaman SOP akan meminimalkan barang yang berkualitas jelek.

Tujuan lainnya dari SOP adalah mengurangi kesalahan kerja, meningkatkan efisiensi kerja, menciptakan lingkungan kerja yang aman, dan sebagai panduan ketika ada masalah atau hambatan.

Manfaat Standar Operasional Prosedur

1. Rujukan utama perusahaan

SOP menyediakan semua informasi prosedur kerja dan keselamatan kerja yang dibutuhkan karyawan. Ketika karyawan membutuhkan pemahaman lebih mengenai alur kerja, dia dapat membuka pedoman SOP.

Dapat dikatakan jika SOP merupakan “kitab suci” karena menjadi rujukan utama perusahaan.

2. Standardisasi hasil kerja

Hasil kerja melalui SOP menjamin hasil kerja yang berkualitas. Secara tidak langsung, proses ini akan menciptakan standardisasi hasil kerja.

3. Konsistensi hasil kerja

Setelah menciptakan standardisasi, SOP juga bermanfaat untuk menghasilkan standard kerja berkualitas secara konsisten.

Siapa saja yang bekerja berdasarkan SOP akan menciptakan kualitas yang sama, sehingga tercipta konsistensi. Walaupun terjadi rotasi karyawan-baik itu karena promosi, berhenti, atau pensiuan—jika karyawan baru mengikuti SOP, maka akan terciptalah kualitas yang sama.

Format Standar Operasional Perusahaan

Sebenarnya, SOP tidak ada aturan baku mengenai format penyampaiannya. Perusahaan dibebaskan untuk membuat format, hal yang terpenting adalah SOP tersebut dipahami oleh semua karyawan.

Namun, di dunia industri, SOP familiar dengan tiga format.

1. Format step-by-step

Format ini menjelaskan dengan ringkas langkah demi langkah dalam bentuk numerik. Jenis ini cocok untuk proses kerja yang sederhana, singkat, dan mudah diikuti.

Contoh SOP Format step-by-step adalah:

• Langkah-langkah login instagram akun perusahaan
• Langkah-langkah memakai Alat Pelindung Diri (APD)
• Langkah-langkah mengambil pesanan pelanggan

2. Format hierarki

Format kedua adalah format hierarki. Sekilas, format ini menyerupai proposal, karena dimulai dengan latar belakang dan diakhiri dengan lampiran penjelasan pendukung.

Format ini hampir sama dengan format step-by-step, hanya saja di tiap nomor akan dijelaskan dengan rinci. Agar lebih rinci, setiap nomor akan mempunyai turunannya, seperti 1a, 1b, 1c; 2a, 2b, 2c; 3a, 3b, 3c; dan seterusnya sesuai kebutuhan.

SOP format hierarki mencakup beberapa hal:

• Latar belakang: Latar belakang di SOP akan menjelaskan ruang lingkup, landasan peraturan, dan apa yang dilakukan. Bagian ini menjelaskan alasan (mengapa) sebuah SOP atau proses harus dilakukan.
• Prosedur: Bagian prosedur menjelaskan apa kegiatan yang dilakukan dan siapa yang melakukan (bertanggung jawab). Selain itu, bagian ini juga menjelaskan proses dan peranan bagia mereka yang terlibat
• Panduan: Bagian prosedur menjelaskan tata cara kerja atau proses kerja. Penjelasan tersebut berguna agar karyawan memenuhi standar kualitas yang sama.
• Lampiran: Bagian terakhir berisi catatan tambahan yang mendukung proses kerja. Biasanya, pada bagian lampiran berisis dokumentasi atau contoh kegiatan yang dilakukan.

SOP format hierarki sangat tepat untuk proses atau kerja yang kompleks. Proses kerja yang mempunyai banyak langkah dan banyak perisapan tidak bisa dijelaskan hanya dengan poin dan arahan yang singkat.

3. Format diagram

Format SOP terakhir adalah diagram. Format ini menjelaskan secara visual proses dari awal hingga akhir.

Visual biasanya terdiri dari kotak-kota, yang di dalamnya tertulis sebuah proses, kemudian dihubungkan dengan panak sebagai penunjuk alur.

Merevisi SOP, Apakah Boleh?

Ketika SOP menjadi landasan tata cara bekerja, apakah boleh direvisi? Tentu saja, SOP boleh direvisi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ketika penjelasan yang ada di SOP sudah tidak relevan, manajemen wajib merevisinya. Alasan lain, ketika peraturan dari pemerintah-baik itu daerah atau pusat—sudah berubah, maka SOP wajib menyesuaikan aturan terbaru.

Status revisi dan jumlah keberapa juga wajib dicantumkan pada bagian muka SOP. Alasannya, agar pembaca-baik itu dari internal atau eksternal perusahaan—dapat mengetahui bahwa SOP sudah berapa kali dilakukan penyesuaian.

Namun, jika tidak ada hal yang mayor atau sesuatu yang mendesak, sebaiknya SOP tidak dilakukan revisi.

SOP yang Jelas dan Rinici Bikin Bisnis Autopilot

Anda harus mulai menerapkan SOP di perusahaan atau bisnis Anda. SOP akan mengurangi miskomunikasi kerja antara perusahaan dengan karyawan. 

Karyawan pun akan terbantu dengan adanya SOP. Semua arahan dan penjelasan yang ada di SOP akan memudahkan pemahaman, sehingga kualitas kerja akan terus terjaga. Pada akhirnya, produktivitas karyawan terus meningkat.

Ketika operasional perusahaan atau bisnis sudah sesuai arahan Standar Operasional Prosedur (SOP), hal ini membuat bisnis Anda jadi autopilot. Pekerjaan pun dapat diserahkan kepada tim Anda.