Mengurus utang piutang membutuhkan ketelitian dan kesabaran. Agar pencatatan tidak berantakan, sebaiknya perusahaan menyiapkan tim khusus untuk mengurusnya. Selain itu, menggunakan KPI untuk tim utang usaha akan mengarahkan kinerja lebih teliti.
Departemen utang usaha merupakan bagian yang mengurusi utang perusahaan. Mengurusi berarti departemen utang usaha yang melacak, mencatat dan melakukan pembayaran kepada vendor. Melalui KPI departemen utang usaha akan lebih mudah mengurus perihal utang usaha.
Utang usaha meliputi semua pembelian barang atau kegiatan yang dilakukan perusahaan dengan cara kredit. Departemen utang usaha akan memproses faktur utang yang dikeluarkan hutang. Tidak hanya itu, tim akan mengatur arus kas untuk membayar hutang sembari menjaga stabilitas keuangan.
Beberapa perusahaan menugaskan akuntan utang usaha sebagai penentu apakah hutang dapat dilakukan atau tidak.
Di bisnis yang besar, departemen hutang usaha akan dipisah dengan departemen piutang usaha. Sedangkan di bisnis yang kecil dan menengah, departemen usaha dan piutang akan dilebur menjadi satu departemen.
Beberapa ruang lingkup kerja depertemen utang usaha adalah:
- Melacak secara akurat utang perusahaan
- Memastikan pembayaran utang disetujui pimpinan
- Menjaga komunikasi yang baik dengan vendor
- Menyimpan faktur dan mencatat pembukuan
- Mencegah kesalahan pembayaran utang
Dengan tugas yang banyak, dibutuhkan pengawasan agar tim bekerja maksimal. KPI untuk departemen utang usaha dapat memantau kinerja agar tujuan perusahaan tercapai.
Di artikel ini, Profitku akan menjelaskan KPI untuk departemen utang usaha yang dapat diterapkan di perusahaan Anda.
8 KPI untuk Departemen Utang Usaha
KPI departemen utang usaha berfokus kepada manajemen hutang agar tidak membenani keuangan perusahaan. Berikut adalah KPI departemen utang usaha yang dapat diterapkan di perusahaan Anda:
1. Jumlah hari membayar tagihan (Days Payable Outstanding / DPO)
KPI yang pertama adalah mengukur jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan untuk membayar tagihannya.
Perusahaan mungkin ingin menahan uang lebih lama dan menunda membayar hutang. Tujuannya bisa untuk investasi jangka pendek atau mengamankan arus kas. Sehingga, DPO mempunyai nilai yang tinggi.
Namun, jika DPO terlalu tinggi akan menimbulkan masalah. DPO yang terlalu tinggi memperlihatkan adanya permasalahan dalam membayar tagihan.
2. Biaya per faktur (Cost per Invoice)
Biaya per faktur akan mengukur rata-rata biaya yang diperlukan dalam pemrosesan satu faktur. Proses dilihat dari penerimaan hingga pembayaran faktur.
Biaya per faktur yang tinggi menunjukkan bahwa ada proses yang tidak efisien di departemen utang usaha.
3. Siklus pembayaran faktur
KPI ini akan mengukur rata-rata waktu atau siklus pembayaran faktur dari penerimaan hingga selesai.
Siklus yang terlalu lama akan mengakibatkan denda keterlamabatan pembayaran. Ini akan menambah beban keuangan. Selain itu, terlalu sering menundah pembayaran faktur akan merusak hubungan dengan vendor.
4. Jumlah Kesalahan pembayaran
KPI ini akan mengukur keakuratan karyawan dalam mengurus dan membayar hutang kepada vendor. Jumlah kesalahan yang tinggi menandakan ada proses yang salah dalam tim Anda.
5. Jumlah hutang dibandingkan pendapatan perusahaan
Manajer keuangan perlu megetahui besaran hutang dari total pendapatan perusahaan. KPI ini akan membantu manajer untuk membandingkan besaran hutang dengan pendapatan perusahaan.
Untuk mengembangkan perusahaan, terkadang perusahaan membutuhkan hutang. Pencatan yang baik akan membantu manajer keuangan untuk melihat apakah hutang yang ada seimbang dengan pendapatan perusahaan.
6. Persentase faktur elektronik
Faktur elektronik memudahkan tim untuk memproses pembayaran dan pengaturan hutang. Faktur elektronik akan mempercepat proses karena dapat dikirim melalui surat elektronik. Selain itu, faktur elektronik penyimpanan dokumen penting (arsip).
7. Jumlah faktur yang jatuh tempo
KPI ini akan melihat berapa banyak faktur atau tagihan yang sudah jatuh tempo dan belum dibayar. Jumlah yang tinggi menandakan adanya masalah keuangan di perusahaan Anda. Melalui KPI ini, Anda dan Manajer keuangan dapat mencari jalan keluar untuk melunasi hutang sembari menyelamatkan arus kas.
8. Jumlah faktur yang dibayar mendekati jatuh tempo
KPI ini hampir sama dengan jumlah faktur yang jatuh tempo, tapi perbedaannya faktur ini berhasil dibayar meskipun mendekati jatuh tempo.
Terlalu banyak faktur yang dibayar mendekati jatuh tempo menandakan dua hal. Pertama, arus kas perusahaan tidak dalam kondisi yang baik. Kedua, ada proses pencairan uang yang teralalu panjang dan lama.
Penutup
Pembukuan yang rapi merupakan faktor yang penting untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Termasuk di dalamnya pembukuan utang usaha. Menggunakan KPI untuk departemen utang usaha akan mengarahkan tim bekerja sesuai kebijakan keuangan perusahaan.
Saat ini, sudah banyak software untuk membuat KPI, salah satunya adalah Profitku.id. Anda dapat memantau KPI departemen utang usaha dengan Profitku. Selain itu, Profitku dapat mengidentifikasi kesehatan keuangan dalam satu dashboard.
