Sekretaris memegang peran penting perihal administrasi di kantor. Semua pengurusan dokumen dan surat menyurat merupakan tugas sekretaris. Untuk mendukung perannya, Anda dapat menggunakan KPI untuk sekretaris.
Pengurusan dokumen dan surat-surat sering dianggap mudah. Sehingga, pekerjaannya dibebankan kepada pekerja lain (rangkap tugas). Dengan mepekerjakan sekretaris, dokumen dan surat-surat perusahaan akan dikerjakan lebih serius dan benar.
Artikel ini, akan menjelaskan pengertian dan tanggung jawab sekretaris. Profitku juga akan menjelaskan daftar KPI yang dapat diterapkan untuk sekretaris.
Pengertian Sekretaris
Secara etimologi sekretaris turunan dari bahasa latin secretum yang artinya rahasia. Memang, dalam kesehariannya sekretaris berurusan dengan dokumen-dokumen perusahaan. Dokumen tersebut banyak berisi rahasia perusahaan.
Ada banyak pengertian sekretaris. Menurut M.G. Hartini Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M melalui buku Menjadi Sekretaris Profesional, sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya.
Menurut Saiman dalam buku Manajemen Sekretaris, pengertian sekretaris adalah seorang yang tugasnya berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat mencatan dari kegiatan perkantoran perusahaan.
Dari tiga pengertian tersebut, dapat diambil benang merahnya, bahwa sekretaris adalah pekerjaan yang berhubungan dengan dokumen dan administrasi kantor.
Saat ini, penamaan sekretaris mulai diubah dengan istilah lain, seperti asisten pribadi, admin, atau panitera.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Seperti yang dijelaskan pada bagian pengertian, sekretaris akan berhubungan dengan dokumen perusahaan. Oleh karena itu, tanggung jawab utama sekretaris adalah mengurus dokumen dan menjada kerahasiaan perusahaan.
Selain tanggung jawab tersebut, ada tugas sekretaris yang wajib dikerjakan dalam kesehariannya. Berikut adalah beberapa tugas sekretaris:
- Menanggapi panggilan, menjawab pesan, dan menangani korespondensi
- Membuat dan menyiapkan dokumen
- Membuat dan menyiapkan surat perusahaan
- Mengelola database dan arsip dokumen dan surat
- Menjadwalkan rapat pimpinan
Tugas sekretaris tidak hanya berhenti di lima tugas tersebut. Beberapa perusahaan juag menugaskan sekretaris sebagai resepsionis, yang akan menyapa atau menerima tamu. Semua tergantung kebutuhan perusahaan.
Tugas sekretaris akan lebih terukur jika dibantu dengan KPI. KPI untuk sekretaris akan membantu pekerjaannya agar lebih efektif dan efisien.
KPI untuk Sekretaris
Tujuan penerapan KPI untuk sekretaris adalah agar kerja-kerja administrasi lebih terukur dan efisien. Selain itu, fungsi dari KPI agar terciptanya tertib administrasi.
Tertib administrasi adalah pengelolaan dokumen dengan tepat. Pengelolaan meliputi penggunaan dokumen atau surat yang semestinya, pencatatan surat masuk dan keluar, dan pengarsipan dokumen atau surat.
Berikut adalah KPI untuk sekretaris yang dapat diterapkan di perusahaan Anda:
1. Persentase surat masuk yang diarsipkan
KPI untuk sekretaris yang pertama adalah mengukur persentase surat masuk yang diarsipkan. Pengarsipan surat masuk merupakan hal yang penting untuk perusahaan, terlebih lagi jika surat tersebut menyangkut kerja sama dengan klien.
Pengarsipan surat juga berfungsi untuk masa depan. Ketika manajemen membutuhkan informasi kembali, sekretaris dapat membuka file arsip
2. Jumlah tanda terima surat yang dikirimkan
KPI ini bertujuan melacak keberadaan surat yang perusahaan Anda kirim keluar. Menggunakan tanda terima akan memastikan surat Anda tertuju dan diterima oleh orang yang tepat.
3. Persentase notulensi rapat
Notulensi rapat biasa juga disebut dengan minutes of meeting. Notulensi rapat adalah catatan yang berisikan ide, poin, dan hal penting yang terucap selama rapat. Notulensi dibuat secara terperinci dan berurutan dari menit pertama (rapat dimulai) sampai menit akhir (rapat selesai).
KPI ini akan mengukur persentase rapat yang mempunyai notulensi. Idealnya, sekretaris mempunyai persentase yang tinggi untuk KPI ini. Notulensi rapat merupakan elemen penting, sebagai catatan atas keputusan yang disepakati.
4. Jumlah rapat yang dimulai tepat waktu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur jadwal rapat pimpinan perusahaan. Jadwal rapat meliputi waktu dimulai sampai dengan selesai, peserta rapat, dan tempat rapat.
KPI ini akan mengukur kemampuan sekretaris dalam mengatur jadwal rapat pimpinan. Sekretaris juga akan diukur kemampuannya dalam berkomunikasi untuk mengingatkan jadwal kepada pimpinan.
Penutup
Sekretaris adalah pekerjaan yang berhubungan dengan dokumen-dokumen perusahaan. Jika tidak dikelola dengan baik, dokomen tersebut akan menumpuk dan berantakan. Lebih mengerikan lagi, dokumen akan berakhir di tempat sampah. Padahal dokumen tersebut berisi rahasia-rahasia perusahaan.
Agar dokumen tersebut dikelola dengan baik, sekretaris dapat menerapkan Key Performance Indicators (KPI). KPI akan mengarahkan sekretaris agar mengelola dokumen dengan tertib.
Anda juga dapat menggunakan Profitku sebagai alat bantu KPI untuk sekretaris. Melalui Profitku, Anda dapat memonitor dan secara real time kinerja karyawan.
